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Diseño de un sistema de información para el control de inscripciones y seguimiento de los alumnos de la Fundación PHP de Venezuela.
Marco Teórico 1. Antecedentes de la Investigación. Una vez definido el planteamiento del problema y contextualizado los objetivos de la investigación, se determina que no ha habido investigación alguna que sirva de antencedente al estudio de esta investigación, sin embargo, son muchas las investigaciones que han enfocado su estudio en un diseño de sistemas de información. A continuación haré mención de algunas investigaciones similares: Briceño Nohemí (2006) en su proyecto de grado titulado: "Sistemas de información web para el control e integración de solicitudes de créditos del fondo único para el desarrollo del Estado Trujillo (FUDET)"; se pretende crear un sistema de información en el que se pueda almacenar, gestionar y controlar toda la información generada por las solicitudes de servicio. El desarrollo de este sistema se basa en la metodología Watch. Laura Ureña (1999) para su maestría presentó una "Propuesta de un sistema de información para el registro de obras intelectuales en la Oficina Nacional de Derecho de Autor", que nace de la necesidad de proteger el derecho de autor en vista de la gran cantidad de casos de violación de este derecho por el deficiente manejo de la información. León Hernán (2008) en su trabajo Especial de Grado titulado "Diseño de un sistema de información automatizado para el control de pago, cuentas bancarias y presupuestarias de la Dirección General de Administración, Finazas y Oficinas Regionales Electorales del Consejo Nacional Electoral", enfoca su problema de investigación en la redundancia en los procesos que allí se llevan a cabo, al igual que el retraso en respuestas que conllevan a que todo proceso por muy simple que sea se vuelva demorado y con la incertidumbre de presentar errores o inconvenientes. De estas investigaciones es importante señalar que, su principal objetivo era atender un flujo excesivo de información, almacenarla, gestionarla y procesarla, al igual que el estudio aqui presentado; se busca incorporar este sistema de información a los procesos efectuados en la Fundación, es decir, que todo sea parte de este sistema, siendo una herramienta importante y esencial de la gestión administrativa. Al igual que las investigaciones encontradas; durante mi búsqueda de antecedentes encontré algunos sistemas de información computarizdos, ya desarrollados que se asemejan a la idea que tengo con respecto a mi diseño de un sistema de información para el control y seguimiento de los alumnos de la Fundación PHP de Venezuela. Entre los que puedo señalar: Academia Control, un sistema integral para la gestión y administración de cualquier tipo de academia, siendo realmente práctica y sencilla. Abarca diferentes áreas dentro de la gestión académica, sin embargo posee algunas limitantes en el módulo de pagos. Este software es privativo, es decir, tiene un costo de adquisición. MDG-Matrículas, es un programa de gestión excelente para centros educativos, con el cual se puede realizar todo el proceso de gestión de matrículas y cobros de recibos. Igual que el anterior es privativo, y viene con una configuración europea, ya que la moneda con la cual trabaja es el Euro. Para finalizar, del último sistema de información que haré mención es Gestión Integral de Academias, es una aplicación global desde donde se pueden centralizar todos los procesos administrativos de las academias. Igual que los dos anteriores es privativo. Todas estas aplicaciones ya desarrolladas, al igual que los antecedentes de investigaciones pasadas ofrecen una orientación en lo que a sistemas de información se refiere, así como demostrar lo que realmente es útil para mi investigación. Las aplicaciones me orientarán a determinar la conveniencia en el flujo de información, determinar qué cosas podrían estar haciendo falta o pasadas por alto; mientras que las investigaciones encontradas servirán de guía y apoyo a mi investigación. 2. Bases Teóricas. Basándome en los objetivos antes propuestos, utilizaré las siguientes bases teóricas para sustentar mi investigación. Ya que con esta investigación se busca obtener un diseño de un sistema de información para el control de inscripciones y seguimientos de los alumnos de la Fundación PHP de Venezuela, inicialmente definiré lo que es un diseño y así ir delimitando el estudio. Cabe señalar que muchas de las definiciones aqui presentadas, estarán relacionados al mundo informático, facilitando la comprensión de donde partimos y lo que se desea obtener. Diseño En informática, "es el proceso de definición de la arquitectura software: componentes, módulos, interfaces, procedimientos de prueba y datos de un sistema, que se crean para satisfacer unos requisitos especificados". Sistemas Un sistema está convencionalmente definido como una agrupación de componentes que trabajan juntos para alcanzar un objetivo común. Son sistemas todos los elementos que rodean al ser humano. Con frecuencia no se advierte, pero al pretender manejar grandes cantidades de información estamos en presencia de un sistema. Definiendo así, los sistemas de información como una "serie de procedimientos o equipos de procesamiento de datos, que escoge, almacenan, procesan y recuperan datos para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones mediante el suministro de información a los niveles gerenciales para que sea utilizada eficientemente. (Ureña Laura. 1999). Por otro lado, para Cohen y Asin (2000), un sistema de información es un "conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio". Mientras que para Gordon Davis (1996), los sistemas de información consisten en “...un conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados apoyan la toma de decisiones y el control en la organización". Todo sistema de información realiza las siguientes cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información. En la actualidad los sistemas de información tienen una gran variedad de finalidades o usos, puediendo señalar las siguientes tendencias de los sistemas modernos:
 Objetivo de los sistemas de Información. El objetivo de todo sistema de información dentro de una organización, es el de apoyar todas las actividades y toma de decisiones dentro de ella; asegurar que la información generada sea confiable, exacta y permanezca disponible para ser consultada en cualquier momento, permitiendo que la eficiencia y la eficacia en las organizaciones incrementen notablemente. Control Sinónimo de fiscalizar, inspeccionar, comprobar, el control de sistemas de información facilita la toma de decisiones y la planificación en las organizaciones. Control del Rendimiento Académico Se denomina rendimiento académico al nivel de conocimientos demostrado en un área o materia, comparado con la norma (edad y nivel académico). Controlar este rendimiento académico, consiste en fiscalizar y/o inspeccionar la condición en la cual se encuentra el estudiante. Registros En informática, un registro representa un item o único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Un registro es un conjunto decampos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda. En el estudio, por ejemplo, un registro tendrá toda la información pertinente de los estudiantes de la fundación, como por ejemplo: nombre y apellidos, No. de cedula, fecha de nacimiento, teléfono, mail, dirección, nivel inscrito, ultimo cobro, nivel a postularse, otros; siendo cada uno de estos datos un campo de la tabla "alumnos". Pagos y Cobros. En el lenguaje cotidiano es muy común que se empleen indistintamente los términos ingreso y cobro y las expresiones gasto y pago. Pero, desde un punto de vista contable, esto no es así. Pagos son las salidas de dinero y cobros las entradas que se produzcan en la tesorería de la empresa. 3. Bases Legales. Ley Especial contra Delitos Informático. Gaceta Oficial No. 37.313 del 30 de Octubre de 2001. Se busca con esta ley resguardar la integridad de los sistemas que utilicen tecnologías de información, así como prevenir y sancionar cualquier delito cometido contra los sistemas o cualquiera de sus componentes, previstos en esta ley. Ley Sobre el Derecho de Autor. Gaceta Oficial No. 4.638 del 01 de Octubre de 1993. Con esta ley se busca proteger los derechos de los autores sobre todas las obras del ingenio el caracter creador; ya sean de índole literaria, científica o artística, cualesquiera que sea su género, forma de expresión, mérito o destino. Código Orgánico Tributario. Gaceta Oficial No. 37.305 del 17/10/2001 Donde se encuentran todos las leyes en lo que a contabilidad se refiere, que deben ser tomados en cuenta al momento de haber un ingreso monetario en las organizaciones. Providencia 0257. Gaceta Oficial 38.997 del 19 de Agosto del 208. Donde se establecen las normas generales de emisión de facturas y otros documentos. Bibliografía
Ing. Laura Monsalve |
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