Finalizando la década de los 90, un joven empresario [1] descubre en la internet, información de un lenguaje de programación web que recién estaba naciendo llamado PHP [2] el cual aún no se conocía en el país. Aún sin tener grandes conocimientos en este lenguaje decide profundizar más en el y aprenderlo; es en el año 2000 que hace la compra del dominio www.php.com.ve [3] , donde comienza a publicar artículos de su autoría al igual que algunos artículos de otros autores que traduce al español para que otros se beneficien de la información.
Así pasaron los dos primeros años, y poco a poco se fueron sumando más personas a esta comunidad virtual conocida como PHP de Venezuela.
La comunidad fue creciendo a pasos gigantezcos, así nació la Fundación PHP de Venezuela [4]. Se vieron en la necesidad de comenzar a dictar cursos de capacitación muy básicos para ayudar a aquellos que se fueron interesando en este lenguaje que se encontraba rompiendo esquemas en lo que a programación se refiere; de facil comprensión y acceso por ser un producto de Software Libre [5]; hoy en día el lenguaje más usado en el desarrollo de páginas web dinámicas [6] en toda la internet.
Al pasar de los años, los cursos, al igual que el lenguaje fue evolucionando; contando en la actualidad con un Plan de Capacitación en PHP, donde los participantes que finalicen y aprueben satisfactoriamente los tres niveles obtienen su Certificación como PHP Web Developer [7].
Al ofrecer estos planes de Certificación, la fundación se ha beneficiado; porque la cantidad de inscritos ha ido en aumento, a tal punto, que hoy en día contamos con más de 1000 personas dentro del plan de capacitación. Cada mes recibimos aproximadamente de 100 a 150 solicitudes de preinscripción para nuestro curso Nivel I. De los cuales, sólo 30 comenzarán el plan de Certificación. Sólos las personas que han participado de este nivel, pueden postularse para el curso Nivel II, al igual que estos sólo pueden postularse para el último nivel.
Es sumamente importante llevar un control desde el mismo momento en que el participante se preinscribe en el primer nivel, para facilitar la búsqueda del mismo una vez que este apruebe el nivel y muestre interés en participar en el curso siguiente y así sucesivamente hasta el final.
Desde que el alumno se preinscribe, ya manejamos la información que es solicitada por nosotros [8]. Allí comienza el flujo de información que entra y es manejado hasta que la persona obtiene la Certificación en PHP. Si la persona que inicia su preinscripción Nivel I, nunca formaliza su inscripción (paga el monto del curso) sus datos son guardados para un futuro curso de este nivel programado.
Toda la información recibida ha crecido a un punto, que actualmente es muy dificil de manejar, y la búsqueda de información se hace con mucha demora; porque todos los procesos que conforman la gestión de alumnos, se hace de forma manual y usando las siguientes herramientas: Hojas de cálculos y procesadores de textos; es decir, al preinscribirse el alumno este debe enviar sus datos, una vez que efectúe el pago del curso debe enviar sus datos fiscales, por lo que la búsqueda de sus datos hace retrasar el trabajo y rendir muy poco en todo lo que conlleva organizar y planificar el curso.
En muchas oportunidades también nos ocurre que una persona que se postuló para un curso no finalizó su inscripción y luego desea hacerlo volviéndose a postular, por lo que en estos casos manejamos información duplicada que traen ciertas confusiones que entorpecen el proceso que se está llevando a cabo, provocando molestias a los mismos participantes al enviarles información doble.
El retrazo en respuestas, dificil manipulación de datos, pérdida de información, redundar en la información, confusiones, otros; nos indican que presentamos un problema en el proceso de gestión y control de estudiantes; por lo que necesitamos a tiempo reestructurar la metodología implementada hasta el momento. Ya es hora de solventar dicho problema y darle una mejor y rápida atención a todos aquellos miembros de nuestra comunidad virtual y público en general que deseen capacitarse y obtener su certificación en el lenguaje de programación PHP; aún no hemos llegado a un estado crítico, donde nuestro proceso colapse y el daño para la fundación sea peor y vergonzoso.
El sistema a diseñar debe ofrecer un control en el manejo de la información de cada uno de los participantes (perfil) desde que se preincribe hasta que se certifica; debe controlar los pagos por concepto de inscripción a los cursos o exámenes de recuperación, además de llevar un seguimiento educativo (Nivel cursado y aprobado por el alumno). Esta información debe estar relacionada de tal manera de poder obtener una gran diversidad de reportes de acuerdo a las necesidades.
Como ya lo indiqué anteriormente, el estudio se realizará para la Fundación PHP de Venezuela, donde laboro y manejo toda esta información, por lo que soy afectada directamente por la metodología de trabajo antes descrita.
Cuento con conocimientos en análisis y diseño de sistemas de información, al igual que conocimientos en el lenguaje de programación para el cual deseo en una posterior oportunidad desarrollarlo y así beneficiarnos todos en la fundación con este sistema de control y seguimiento de los alumnos.
Una vez finalizado el diseño, se presentará a la directiva de la fundación, para hacerla de su conocimiento y evalúen la importancia del mismo y den su respectiva aprobación.
De todo lo expuesto, me nace una gran interrogante:
¿Sistematizar la información para el control y seguimiento de los alumnos solucionará nuestro problema en la gestión de la información de los estudiantes de la Fundación PHP de Venezuela? |
