Gerencia

Trabajo 2

El Cambio y su Gestión

Elaborado por: Luz Matheus

Descripción de la Actividad de la que son co-dueños.

Contenido

Ø ¿En qué consiste esa Actividad? Foto exacta de lo que hacen (no la retoquen, lo más realista posible)

Ø Estructura: El Organigrama formal (y/o el informal) de la actividad objeto de estudio.

Ø Tecnología: Equipos, Sistemas, Mecanismos para el manejo manual; entre otros.

Ø La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, Formación, Carácter.

Ø Los Procesos: Pueden Utilizar flujogramas, listados paso a paso, Gant, entre otros.

Ø Impulsos: ¿Qué cosas hacen posible cambios para mejorar esa actividad? :-)

Ø Frenos: ¿Qué cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Frenos son las situaciones en una organización que nos impiden progresar (gestionar un cambio, gerenciar, administrar). Lo contrario de los impulsos

Ø Intimidades: ¿Qué cosas forman parte de esa actividad y no se observan a simple vista: La Secretaria es novia del Jefe. La Gerente de Contabilidad es familia de uno de los socios....

Ø Factores Externos: Elementos al medio ambiente (interno y externo a la organización) que afectan la actividad.

Ø Motor del Cambio: Conjunto de Estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso.

Deben bajar dos (2) artículos de la WWW. Esos artículos deben referirse a representación de procesos de manera similar (no idéntica) a la solicitada. Deben ubicarlos en Internet, incluir el artículo y la dirección. Los artículos en Internet son volátiles, por eso les pido que envíen la página de manera física y la dirección.

Además deben efectuar un análisis (máximo 10 líneas) de cada artículo (en ese comentario se agradece colocar la dirección (URL) del artículo)

¿En qué consiste esa Actividad? Foto exacta de lo que hacen (no la retoquen, lo más realista posible)

El cargo que desempeño es el de jefe del departamento de informática y tecnología, las actividades que realizo las detallo a continuación:

Ø Dirigir y administrar todo lo relacionado con informática y tecnología de la empresa.

Ø Prestar soporte técnico o help desk diariamente a los empleados de la empresa dentro y fuera de las instalaciones.

Ø Resolver problemas relacionados con Hardware y Software.

Ø Administrar y mantener activa la red local.

Ø Mantener y reparar equipos de computación, así como también instalar mantener y administrar otros equipos electrónicos.

Ø Analizar, diseñar e implantar aplicaciones o sistemas para automatizar procesos.

Ø Dirigir y orientar al resto del personal del departamento.

Ø Instalar y configurar software.

Ø Asignar equipos.

Ø Supervisar y reportar el uso de los servicios de telecomunicaciones, gasto telefónico, Internet, celulares, etc.

Ø Mantener y administrar la información de los usuarios, custodiar, respaldar y proteger de daños o perdidas dicha información.

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Estructura: El Organigrama formal (y/o el informal) de la actividad objeto de estudio.

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Tecnología: Equipos, Sistemas, Mecanismos para el manejo manual; entre otros.

Ø En la empresa existe un servidor de Internet que administra el servicio y lo comparte con el resto de la red, además por medio de el se administran y controlan los usuarios y la seguridad de la red.

Ø Existen PCs y equipos portátiles asignados a los empleados de acuerdo al rol que desempeñan, es decir, si el personal es de campo deberá estar la mayoría del tiempo en instalaciones petroleras fuera de la oficina por lo tanto necesita equipos portátiles, si el personal es de gerencia también se le asigna equipos portátiles pero si labora normalmente en la oficina principal se le asigna un equipo de escritorio.

Ø El departamento de informática y tecnología es el encargado de evaluar el funcionamiento de los equipos de computación y el software utilizado, por lo tanto periódicamente se estudia si la plataforma tecnológica utilizada es la adecuada o deben adquirirse nuevas versiones de software o nuevas aplicaciones, nuevos equipos o repotenciar los existentes.

Ø Se le da mucha importancia al área de seguridad de los sistemas por eso es una de las prioridades a la hora de adquirir sistemas nuevos.

Ø Aunque existen actualmente ya muchos procedimientos y procesos automáticos como la parte contable, la mayoría aun se llevan a cabo manualmente, es decir, en papel a base del llenado de formularios.

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La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, Formación, Carácter.

El personal que labora en Metco Services Venezuela, C.A., es bastante capacitado por lo general son ingenieros o técnicos superiores de las áreas de mecánica y electrónica los que se encargan de los trabajos en campo, es decir, en las instalaciones petroleras; en el área administrativa son técnicos superiores; las encargadas del área financiera son licenciadas en contaduría, los demás cargos gerenciales están en manos de ingenieros con mayor experiencia en el ramo. De manera general las personas que laboran en la empresa son amables, responsables, trabajadoras, colaboradoras, etc., por lo que el ambiente de trabajo se torna bastante agradable.

Específicamente en el área IT, el departamento está compuesto actualmente por dos personas, la jefe del departamento (El autor) y un pasante / tesista en el área de ingeniería electrónica quienes nos complementamos bastante bien por estar capacitados en dos áreas distintas pero afines, compartimos las labores del departamento como el soporte técnico entre otras.

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Los Procesos: Pueden Utilizar flujogramas, listados paso a paso, Gant, entre otros.

	Procesos	Subprocesos	Actividades
1	Instalar, Mantener y Administrar la Infraestructura de red	Velar por el funcionamiento de todos los componentes de red	Instalar y conectar correctamente todos los
			dispositivos
			Configurar cada estación de trabajo (PC, laptop)
			para que acceda a la red
			Instalar y configurar las impresoras locales y de red
			Instalar el software correspondiente a cada equipo
			configurarlo y administrarlo
		Administrar el servidor de Metco	Instalar y conectar correctamente todos los
			dispositivos
			Instalar el software correspondiente
			Crear y eliminar cuentas de usuario de la red
			Configurar el servicio de internet banda
			ancha
			Instalar y configurar el antivirus centralizado para
			monitorear los demás equipos
			Instalar y configurar herramientas de seguridad de la red
			Monitorear el tráfico de la red
		Garantizar el servicio de Internet	Conectar el servicio de internet banda ancha
			Configurar y conectar alguno de los sistemas de
			conexión a Internet dial up
			Contactar al proveedor de servicio banda ancha y
			reportar problemas o fallas
			Al ser solucionados los problemas reconectar el
			servicio banda ancha
2	Prestar soporte técnico	Ayudar al personal a resolver cualquier problema relacionado con tecnología y/o información	Recibir solicitudes de soporte y atenderlas
			oportunamente
			Detectar problemas o fallas y darles solución
			Adiestrar al usuario en el uso de sus herramientas
			de trabajo
			Prestar soporte o asistencia técnica por telefono u
			otros medios al personal fuera de la oficina
			Prestar soporte o asistencia técnica a los visitantes
			que lo requieran
3	Administrar y mantener los servicios de información	Garantizar el servicio de correo electrónico de los usuarios	Crear y eliminar cuentas de correo
			de Metco Vzla, Metco Brasil y Mou-uk
			Configurar outlook en los computadores
			Redireccionar correos
			Reenviar correos a las direcciones correctas si son
			enviados a direcciones erroneas
		Mantener y actualizar la información de la empresa	Diseñar y actualizar las páginas de Intranet e Internet
			de Metco Vzla, Metco Brasil y Mou-uk
			Configurar y administrar el servidor FTP
			Revisar las cuentas de correo generales de la
			empresa
			Actualizar la información de la empresa en el
			registro de proveedores petroleros
4	Administrar y Mantener el Hardware	Dotar a los usuarios de herramientas de Hardware apropiadas para su trabajo	Asignar equipos a los usuarios
		Mantener actualizado el Hardware	Estudiar las necesidades de Hardware
			Recibir solicitudes de Hardware
			Monitorear el funcionamiento de los equipos
			Solicitar cotizaciones a los proveedores
			Solicitar la adquisición de productos y/o servicios
			Recibir y revisar las adquisiciones de nuevos
			productos y servicios
			Mantener y reparar los equipos o enviarlos a
			mantenimiento
			Repotenciar o cambiar los equipos cuando sea
			necesario
			Actualizar el inventario de Hardware
5	Administrar y Mantener el Software	Dotar a los usuarios de herramientas de Software	Instalar Software requerido a los equipos de trabajo
		Mantener actualizado el Software	Estudiar las necesidades de Software
			Recibir solicitudes de Software
			Revisar el estado de las licencias (activas, por
			vencerse o vencidas)
			Solicitar cotizaciones a los proveedores
			Solicitar la adquisición de productos y/o servicios
			Recibir y revisar las adquisiciones de nuevos
			productos y servicios
			Actualizar las versiones de software
			Actualizar el inventario de Software
6	Mantener y administrar el sistema telefónico de Metco	Configurar la central de llamadas	Crear y eliminar codigos de usuario
			Manejar la consola del sistema
		Reportar información del sistema	Emitir reportes de llamadas mensuales por usuario
7	Mantener y administrar la información de los usuarios	Custodiar y respaldar la información de los usuarios	Conocer y respaldar las cuentas de acceso a los
			equipos y/o documentos de los usuarios
			Respaldar periodicamente la información de los
			usuarios
			Evitar el acceso a la información privada de los
			usuarios
			Permitir el acceso a la información pública de los
			usuarios
		Proteger de daños y perdidas la información	Instalar el antivirus
			Actualizar periodicamente el antivirus
			Escanear periodicamente los equipos en busca de
			virus
			Filtrar los contenidos o temas de internet que son
			requeridos por los usuarios
8	Analizar , diseñar e implantar sistemas	Analizar los procesos que se llevan a cabo en la empresa con el fin de conocer cuales podrian automatizarse y proceder a diseñar e implantar los nuevos sistemas	Recibir solicitud para automatizar proceso
			Estudiar los procesos
			Diseñar los sistemas
			Programar aplicación
			Implantar nuevo sistema
9	Instalar mantener y administrar equipos electrónicos	Velar por el buen funcionamiento de los equipos electrónicos además de los equipos de computación	Ubicar y preparar el video beam para
			presentaciones
			Cambiar cartuchos o tonner a las impresoras
			Movilizar y ubicar equipos electrónicos
			Prestar soporte si es solicitado para configurar u
			operar algún equipo de medición
			Proteger los equipos de daños causados por
			fluctuaciones electricas
			Adiestrar al personal sobre el uso correcto de los
			equipos
10	Administrar y Dirigir las funciones y actividades del departamento IT	Documentar la información relacionada con el departamento de informática y tecnología	Elaborar informes sobre el estado de equipos,
			software o cualquier otro topico relacionado con
			informática y tecnología
			Elaborar o colaborar en la elaboración de normas o
			procedimientos relacionados con el dpto.
			Descargar de Internet e imprimir las facturas de los
			servicios de internet para el departamento de
			finanzas
		Dirigir y evaluar las actividades del departamento	Supervisar y evaluar las actividades realizadas por
			el resto del personal del departamento IT
			Adiestrar al resto del personal del dpto para realizar
			tareas básicas como mantener el servicio de
			internet, configurar outlook entre otras
11	Realizar actividades EXTRA	Colaborar en otras actividades de la empresa no necesariamente correspondientes al cargo	Responder el telefono los dias viernes
			Tomar fotos digitales para los carnet
			Tomar y dar mensajes telefónicos

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Impulsos: ¿Que cosas hacen posible cambios para mejorar esa actividad?

Entre las cosas que hacen posible cambios para mejorar la actividad en la que soy codueño, considero que podrían nombrarse:

Ø La disposición de la alta gerencia para invertir en el acondicionamiento y mejora de la infraestructura tecnológica.

Ø Conocer de la actualidad en tecnología, los últimos avances, nuevas versiones de software, nuevos equipos, etc. para poder tomar decisiones acerca de que es lo mejor para la empresa.

Ø Intercambiar opiniones con el resto de los miembros del equipo de trabajo para obtener ideas y opiniones acerca del funcionamiento de los componentes tecnológicos y planificar mejoras.

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Frenos: ¿Qué cosas dificultan los cambios para mejorar esa actividad?

Entre las cosas que dificultan los cambios para mejorar la actividad en la que soy codueño, estan:

Ø La poca disposición de la alta gerencia para invertir en el acondicionamiento y mejora de la infraestructura tecnológica.

Ø La falta de comunicación entre los distintos departamentos.

Ø La poca planificación para llevar a cabo las actividades.

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Intimidades: ¿Qué cosas forman parte de esa actividad y no se observan a simple vista?

Ø Existen muchas dudas entre los empleados con respecto al futuro de la empresa, lo que genera desconfianza y desanimo.

Ø Hace poco la empresa experimento cambios gerenciales y la incorporación a la empresa emerson, por lo que aun se esta adaptando a las nuevas situaciones y procedimientos, lo cual produce incertidumbre respecto a los cambios.

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Factores Externos: Elementos al medio ambiente (interno y externo a la organización) que afectan la actividad.

Ø La aparición continúa de nuevos virus e invasores que pueden afectar la seguridad de la información de la empresa.

Ø La aparición de nuevas versiones de hardware y software mas veloces y potentes que hacen obsoletos los existentes.

Ø Las fallas de los servicios de Internet que pueden complicar o retrasar el envío y recepción de información importante hacia o de clientes, o entre compañeros de trabajo.

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Motor del Cambio: Conjunto de Estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso

Ø Automatizar los procesos y actividades que aun se llevan a cabo manualmente con el fin de acelerar y optimizar las actividades.

Ø Aplicar los planes de contingencia en caso de que los servicios de Internet fallen, es decir utilizar conexiones Dial up, usar otras cuentas de correo, envío de fax, etc. con el fin de evitar que se paralicen actividades importantes.

Ø Mantener actualizados y monitoreados los sistemas de seguridad de la información como antivirus, firewall, etc. con el fin de evitar pérdida o daño de la misma.

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Deben bajar dos (2) artículos de la WWW.

Esos artículos deben referirse a representación de procesos de manera similar (no idéntica) a la solicitada. Deben ubicarlos en Internet, incluir el artículo y la dirección. Los artículos en Internet son volátiles, por eso les pido que envíen la página de manera física y la dirección. Además deben efectuar un análisis (máximo 10 líneas) de cada artículo (en ese comentario se agradece colocar la dirección (URL) del artículo)

1. METCO Aberdeen. http://www.emersonprocess.com/metco/. Esta empresa representa la raíz de la empresa METCO Services Venezuela, C.A., se especializa en servicios de medición fiscal, consultaría y auditoria, esta ubicada en Aberdeen, Escocia, actualmente forma parte de la corporación Emerson, su estructura y actividades son muy parecidas a la empresa en estudio, de hecho es la empresa en estudio la que se guía de esta en muchos aspectos. Enlace local.

2. Servimed Servicio y Medicion. http://www.servimed-sc.com.ar/empresa/. Es una empresa especializada en la provisión, instalación y servicio post-venta de componentes y sistemas de medición para supervisión y control. Provee tecnologías de control orientadas a simplificar la instrumentación de los procesos industriales de diversos campos como la química, petroquímica, siderurgia, cementera, farmacéutica, etc. Enlace Local.

Última actualización: 16/10/2004

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