Plan
de Proyecto para la implantación de una Herramienta ERP y sus Servicios de
Consultoría
RESUMEN
EJECUTIVO
La siguiente presentación constituye una oferta por el suministro e implantación de una Solución de Negocios para la administración y planificación de Recursos Empresariales en una Organización, basada en una herramienta de software ERP por parte de la empresa Disoftnet Solutions, C.A.
Esta
propuesta contempla quince (15) Usuarios del software ERP.
El
software ERP puede ser licenciado en dos (2) alternativas; a saber, “Usuarios Nombrados”
y “Usuarios Concurrentes”. Por lo anterior y a fin de apoyar la toma de
decisiones de
Licenciamiento - Alternativa de
“Usuarios Nombrados”
|
El valor por concepto de licencias de Producto es
de US$ 15.000,00 |
Licenciamiento - Alternativa de
“Usuarios Concurrentes”
|
El valor por concepto de licencias de Producto es
de US$ 20.000,00 |
Se contempla que la duración de un proyecto como este será de cuatro (4) meses, el cual representa el período de tiempo para satisfacer el alcance total de suministro propuesto, incluyendo entre otros aspectos: Suministro del software, Instalación del Software, Entrenamiento, Ejecución del Proyecto de implantación, Pruebas de Pre-Operación, y Puesta en marcha (arranque) del sistema.
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El valor por concepto de servicios de consultoría
es US$ 50.000,00 |
El Cliente tendrá acceso a un servicio de HELP DESK, el cual también puede ser accesado vía Web, fax y teléfono.
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El valor por concepto de soporte anual es US$ 13.000,00 |
Disoftnet Solutions posee una estrategia de crecimiento, adquisición de mercado y desarrollo de una relación estrecha con sus clientes potenciales, para satisfacer sus necesidades de soluciones de software críticas y de servicios para sus negocios, contribuyendo en el crecimiento de la compañía.
La estrategia de Disoftnet Solutions, es llevar a sus clientes “moviéndose hacia adelante más rápido” mediante la entrega de soluciones de software prácticas y confiables y haciendo que estas se paguen rápidamente.
El resultado final es una ventaja competitiva
de nuestros clientes a través de sistemas de información robustos. La
combinación de las fortalezas de las soluciones de Disoftnet Solutions y
lo robusto de sus más recientes adquisiciones permiten acelerar las mejoras de
los procesos de nuestros clientes transformándose este hecho en la obtención de
una alta tasa de retorno sobre las inversiones al permitir: rápidas
implantaciones con rápidos crecimientos.
Disoftnet Solutions promete mantener y mejorar la funcionalidad de todas las aplicaciones de misión crítica que se encuentran dentro del portafolio de soluciones.
No es un secreto que el advenimiento de nuevas tecnologías como INTERNET están cambiando aceleradamente los paradigmas sobre los cuales se han establecido los procesos de negocios durante muchos años. Esto ocasiona que las empresas están explorando la asimilación de estas tecnologías por sus estructuras de manera de prepararlas para competir en los entornos cada vez más globales. INTERNET no es una tecnología única, sino que, está conformada por una gran cantidad de otras tecnologías que juntas conforman un acelerador natural para las funciones de negocios de las empresas al simplificar una gran cantidad de procesos llevados a cabos por las empresas. Algunas de estas tecnologías son: Reporteadores, Visores de Datos, Herramientas OLAP (On-Line Analitical Processing), Portales, Servidores WEB, Paginas WEB, E-Sales, E-Procurement, E-Collaboration, E-Fullfilment entre otras.
La misión de Disoftnet Solutions
es trabajar arduamente para asegurar que el servicio suministrado sea de
primera calidad y con este fin establecer, con carácter de obligatoriedad, que
los Procesos de Implantación utilicen una metodología única que reciba el
nombre de TARGET.
La prioridad en un Proyecto de
Implantación de Disoftnet Solutions
consiste en poner en marcha
Las expectativas de Los Clientes están orientadas a la escogencia de una solución que les permita integrar y optimizar sus procesos de Finanzas, Compras, Ventas, Inventario, Servicios, Producción y Calidad, siempre manejando los conceptos básicos de Inteligencia de Negocios, e Indicadores de Gestión.
La
asistencia del equipo de consultores de Disoftnet Solutions para la puesta en
marcha de los módulos Financieros, Logísticos, de Producción y Servicios del
sistema ERP en las instalaciones de un Cliente está compuesta de dos partes:
1.- Implantación: En esta parte, el equipo de consultores asesorarán a los usuarios claves en la implantación e integración de los procesos, para activar el flujo de operación del negocio.
2.- Optimización: En esta parte, el equipo de consultores asesorarán a los usuarios claves en la ampliación de las funciones empresariales implantadas del modelo aprobado.
El formato de implantación sugerido se muestra a continuación:
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Funcionalidad Incluida |
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* Contabilidad, Estados Financieros, Tesorería, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Compras, Ventas, Inventarios, Manufactura y Planificación. * Cuadre de Documentos de Factura, Nota de Crédito, Nota de Debito, Orden de Compra y Nota de entrega. |
Para ejecutar el proceso de implantación de la mejor forma, Disoftnet Solutions conformará un equipo de trabajo con dos componentes: (1) personal de del Cliente y; (2) personal de Disoftnet Solutions.
El Cliente deberá proveer un equipo de proyecto que estará desempeñando sus labores junto con el equipo de proyecto Disoftnet Solutions. Esta personal deberá estar conformado por personas provenientes de tres grupos principalmente:
1.- Personal Directivo y
Gerencial.
Estas personas deberán involucrarse en el proyecto de forma tal de tomar las
decisiones que sean requeridas de forma tal de garantizar que los resultados
obtenidos estén alineados con los requeridos por la alta gerencia de la
empresa.
2.- Personal de Campo. Este grupo de personas
esta conformado por el personal que labora en los departamentos actuales de
3.- Personal de Sistemas. Se recomienda la
asignación de al menos dos personas para sostener la operación del sistema y
que recibirá el entrenamiento en el soporte a la aplicación.
Los Usuarios Claves son parte del personal de campo del Cliente y tendrán como responsabilidad, entrenarse sobre los procesos contenidos dentro del Modelo de Negocios y de la toma de las decisiones y aprobaciones que sean necesarias sobre dicho Modelo de Negocios.
El Gerente de Proyecto por parte del Cliente, tendrá la responsabilidad de monitorear los avances del proyecto, gestionar, entregar y administrar cualquier recurso que el equipo de trabajo requiera para el buen desempeño del equipo de proyecto y será responsable de informar al Comité Directivo de los avances obtenidos.
El IT interno será la persona o equipo de personas que se entrenará en
las labores de soporte a
El licenciamiento del ERP utiliza el concepto conocido como “Usuario Nombrado”, este esquema permite que los usuarios puedan utilizar cualquier porción de la aplicación hasta alcanzar un máximo de la cantidad de usuarios adquiridos (1 usuario = 1 persona en específico).
Alternativa
“Usuarios Nombrados”
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Cant. |
Descripción |
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15 |
Usuarios del ERP |
|
1 |
Accesos a Usuarios de
Desarrollo (Tools) |
Alternativa
“Usuarios Concurrentes”
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Cant. |
Descripción |
|
15 |
Usuarios de ERP |
|
1 |
Accesos a Usuarios de
Desarrollo |
El esquema de usuarios concurrentes del ERP permite licenciar el software para que los usuarios puedan utilizar cualquier porción de la aplicación hasta alcanzar un máximo de “concurrencia” (Usuarios activos simultáneos).
Para la realización del proyecto “Implantación de una Solución de Negocios basados en una Herramienta ERP” en las áreas de Ingresos, Egresos, Finanzas, Manufactura, Servicios, Planificación y Calidad, se estima la duración del proyecto en cuatro meses.
Para el conocimiento del Cliente, los honorarios profesionales se basan en el tiempo invertido por el personal en el desarrollo del trabajo. En tal sentido, la facturación se realizaría en función de la tarifa establecida para el personal profesional asignado al proyecto. Sin embargo, es importante no incurrir en inversiones innecesarias de tiempo que repercutirán en incrementos de los costos estimados.
Para el presente proyecto hemos estimado nuestros honorarios profesionales de la siguiente forma:
|
Descripción |
Total (US$) |
|
Implantación de una Solución de
Negocios basados en una Herramienta ERP. Este monto incluye el entrenamiento de
usuarios claves en todas las herramientas propuesta, y el cuadre de los
documentos de Nota de Crédito/Debito, Orden de Compra, Factura de Venta,
Factura de Venta Financiera y Nota de Entrega. |
50.000,00 |
|
Total
Servicios de Consultoría: |
50.000,00 |
·
El plan de trabajo
presupone que el proyecto se lleva a cabo según las pautas de
· El grupo de proyecto está compuesto por: Usuarios Claves por parte del Cliente y Consultores de Disoftnet Solutions, quienes como primera prioridad, deberán participar con calidad y en beneficio de los objetivos del proyecto.
· El grupo de Usuarios Claves del Cliente estará formado por personas con conocimiento del negocio y deberán estar disponibles en un 100% para este proyecto, ya que el éxito de la implantación de esta solución de negocios depende no solo de una buena consultoría y un alcance realizable, sino también de la participación de los recursos asignados por el cliente al proyecto para realizar ciertas actividades durante el proceso de implantación.
· Las necesidades de desarrollo que se presenten durante el proceso de implantación por requerimientos no cubiertos por la aplicación ERP, serán evaluadas por el personal del departamento de Sistemas del Cliente y serán los responsables de la documentación y entrega de las especificaciones funcionales que son requeridas para su posterior desarrollo.
· La transferencia de conocimientos es una misión del proyecto. En relación a la adquisición de conocimientos, los participantes en el proyecto deberán tener una actitud activa, por ejemplo, asistiendo a sesiones de formación y mediante el estudio individual o pruebas.
· En las actividades de consultoría en el Cliente, las funcionalidades de los módulos serán evaluadas en la versión estándar de la herramienta ERP y de acuerdo con las prácticas naturales de evaluación de sistemas aplicativos y modelo de negocios establecido.
· Disponibilidad de Recursos. En el caso de que el Cliente no asigne los recursos previstos, para realizar las tareas requeridas de acuerdo con la planificación del proyecto, Disoftnet Solutions podrá asignar consultores adicionales.
· El grupo consultor utilizará los modelos de referencia como base para la revisión y discusión de los procesos, y la responsabilidad de realizar los cambios al mismo así como la de generar los menús por usuario.
· Se recomienda que el equipo de proyecto sea ubicado físicamente en un lugar centralizado.
· Inicio de Operaciones:
Los consultores asignados apoyarán durante cinco días a partir del inicio de operaciones con asesoría a usuarios clave en el desarrollo de sus actividades correspondientes a la operación del sistema, así como brindar apoyo funcional y técnico.
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Actividad |
|
-
Iniciar el Proyecto |
|
Establecer
comité del proyecto |
|
Definir
usuarios claves y finales |
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Revisar
actividades, fechas y responsabilidades |
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Incorporar
modificaciones al plan del proyecto |
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Aprobar
plan del proyecto |
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-
Realizar diagnóstico de la plataforma tecnológica |
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Realizar
diagnóstico de hardware |
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Realizar
diagnóstico de infraestructura |
|
-
Establecer esquema tecnológico a utilizar |
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Establecer
manejador de datos |
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Establecer
herramienta de desarrollo |
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Establecer
esquema tecnológico |
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Presentar
esquema tecnológico a utilizar |
|
Aprobar
esquema tecnológico a utilizar |
|
-
Definir modelo del negocio |
|
Preparar
fechas y ambiente de entrenamiento |
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Preparar
material de entrenamiento |
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Realizar
entrenamiento de Introducción (tablas) |
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Chequear
conocimientos y comprensión del modelo de los usuarios |
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Realizar
reporte de evaluación |
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-Validación
del Modelo de Compañia vs
Modelo Target Express |
|
Organizar
información de Negocio |
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Realizar
mapeo de los procesos del negocio |
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Hacer
lista de validación |
|
Generar
reporte de cobertura de procesos |
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Realizar
simulación (para la gerencia y usuarios) |
|
- Definición
de la extensión del Modelo |
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Efectuar
análisis de requerimientos (gaps) y customizaciones |
|
Efectuar
estudio para definiciones |
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Evaluar
propiedades, características |
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Estimar
tiempo de desarrollo y recursos necesarios |
|
Elaborar
Presupuesto y Cotización. |
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Buscar
aceptación del cliente |
|
-Modelación
y Diseño de los requerimientos nuevos |
|
Detallar
el análisis funcional. |
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Crear
el diseño y las especificaciones |
|
Definir
modelo de solución |
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Deinir parametrización y esquema funcional |
|
Realizar
la parametrización |
|
Definir
esquema de información requerido |
|
Definir
esquema para carga de información |
|
Efectuar
simulación funcional |
|
-
Definición de las customizaciones nuevas |
|
Crear
el diseño y las especificaciones técnicas. |
|
Revisar
prioridades, el plan de desarrollo customizaciones |
|
Finalizar
y aprobar customizaciones. |
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Realizar
las customizaciones de Formatos e Interfaz de Nómina. |
|
Probar
y aprobar las customizaciones hechas. |
|
-
Capacitación Usuarios Claves |
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Preparar
cronograma y ambiente de entrenamiento |
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Preparar
material de entrenamiento (solicitar manuales, material del instructor, etc) |
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Realizar
entrenamiento a Usuarios Claves |
|
Realizar
entrenamiento a Usuarios Finales |
|
Autoestudio y autoentrenamiento de los Usuarios |
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Chequear
conocimientos y habilidades de los Usuarios |
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-
Migración de datos |
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Realizar
depuración de la información |
|
Ejecutar
y probar utilerías de conversión |
|
Probar
utilerías de conversión de datos dinámicos |
|
Cargar
archivos de datos (manualmente o conversión) |
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Realizar
verificación de datos y pruebas de aceptación |
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-
Sistema en Operación |
|
Crear
los archivos de datos dinámicos y verificar contenido |
|
Crear
los archivos de datos dinámicos y verificar contenido |
|
Registrar
valores iniciales |
|
Revisar
procesos y consistencia de la información |
|
Dar
inicio a transacciones de la operación diaria |
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-
Soporte y Liberación |
|
Revisar
procesos de la implementación |
|
Transferir
propiedad de la información a usuarios de acuerdo a manual |
|
Completar
reporte de satisfacción del cliente |
|
Firmar
documento de cierre de proyecto |
|
Proveer soporte durante y después de
la migración |