Incremento en la colocación de Ordenes de Compra en CVG BAUXILUM - Mina

Autor: Ing. César E. Rodríguez

Punto 1: Problema que origina la necesidad de tomar una decisión

La situación de conflicto político que atraviesa el país desde finales del año 2002 ha repercutido significativamente en el desenvolvimiento de la economía del país. Específicamente, en el área en la que me desenvuelvo como Coordinador de Compras de CVG BAUXILUM - Mina, ha sido notable la disminución de las órdenes de compra colocadas a causa de la escasez de ofertas por parte de los proveedores. El paro nacional, la falta de divisas norteamericanas y la incertidumbre en las fechas de entrega, son las razones que argumentan las empresas que tradicionalmente suministran bienes y materiales a nuestra planta.

En vista de que los requerimientos de la empresa siguen su promedio normal, que se avecina la parada anual de mantenimiento y que los meses Enero y Febrero fueron de mínima colocación, se hizo necesaria la toma de decisiones orientadas a revertir la baja colocación de órdenes de compra para garantizar el suministro oportuno y suficiente de los insumos que aseguraran la continuidad de las operaciones de la Mina de Bauxita.

Punto 2: Actores involucrados en el proceso

1 Coordinador de Compras

1 Asistente Administrativo

3 Analistas de Adquisición de Bienes y Materiales

3 Gerencias de Producción: Gerencia General de Operaciones, Gerencia Mina, Gerencia Manejo de Mineral

Punto 3: Objetivos que se pretenden alcanzar en la decisión

El objetivo de esta toma de desiciones es asegurar la continuidad de las operaciones garantizando el suministro oportuno y suficiente de los Bienes y Materiales requeridos en la empresa para alcanzar la meta de producción establecida.

Punto 4: Diseño de las Alternativas

1. Reducir las solicitudes de Bienes y Materiales para comprar sólo a los proveedores nacionales con stock

2. Disminuir el ritmo de producción para extender las operaciones con los insumos disponibles

3. Adquirir insumos de cualquier marca, calidad y costo mientras sea requerido y esté disponible en el mercado

4. Incrementar la colocación de pedidos aplicando diversas estrategias y no afectar las metas de producción

Punto 5: Análisis de consecuencias:

1. Reducir las solicitudes de Bienes y Materiales para comprar sólo a los proveedores nacionales con stock: Al aplicar esta alternativa manteniendo el ritmo de producción programado, se corre el riesgo de mermar o parar las operaciones por la posible falta de algún equipo o componente crítico del proceso. Además, sería una actitud poco responsable tomar esta decisión sin considerar las posibles modificaciones al programa de producción.

2. Disminuir el ritmo de producción para extender las operaciones con los insumos disponibles: Esta es una decisión sumamente costosa para una empresa de esta magnitud por la repercusión directa que tendría en el costo unitario de la tonelada de la bauxita. Además, afectaría al resto de la cadena sector del aluminio nacional y no estamos autorizados para ejecutar esa acción. Habría que elevarlo en un futuro en caso de continuar la situación de crisis.

3. Adquirir insumos de cualquier marca, calidad y costo mientras sea requerido y esté disponible en el mercado: En este caso, se podría mantener la producción pero reemplazando equipos y repuestos con calidad comprobada en nuestro sistema. Además, se perdería la garantía de costosos equipos al no incluir repuestos originales. La mayor desventaja sería a nivel económico.

4. Incrementar la colocación de pedidos aplicando diversas estrategias y no afectar las metas de producción: La aplicación  de esta alternativa conlleva una campaña integral de actividades para optimizar e incrementar la colocación de órdenes de compra buscando mas proveedores internos y externos, mayores recursos humanos y mayor tiempo efectivo. Además, es necesaria la aplicación de alguna filosofía de trabajo que motive a los empleados para lograr esta meta. Comparando económicamente esta alternativa con las anteriores, resulta la más viable y de menor impacto en el proceso productivo. Seleccionada.

Punto 6: Implementación de la decisión.

Entre las medidas adoptadas para alcanzar esta meta se encuentran las siguientes: 

• Establecimiento de metas personales superiores al promedio. Con esta medida se garantizan objetivos de alto alcance. 

• Aplicación del Empowerment y el concepto de Inteligencia Emocional: AUTOMOTIVACIÓN: Es un hecho comprobado que las empresas mas competitivas se han preocupado por contar con capital humado capaz de automotivarse. En nuestra unidad contamos con esa gente...

• Incorporación de recursos en los cuellos de botellas. En este sentido, se incorporó un pasante INCE para enviar la gran cantidad de faxes que deben transmitirse a los proveedores y que ocupaba alto porcentaje del tiempo de los analistas. De esta manera, se cuenta con más tiempo efectivo para tramitar los pedidos.

• Incrementar la probabilidad de éxito. Para alcanzar esta medida se dedicó tiempo adicional para invitar a mas proveedores nacionales e internacionales, se enviaron mas recordatorios para que cotizaran, se establecieron mas negociaciones y por lo tanto, se elaboraron mas pedidos. 

• Seguimiento continuo a los resultados. A través de reuniones semanales, reportes de control, proyecciones e implementación de nuevas estrategias sobre la marcha. 

Punto 7: Evaluación de resultados.

Como producto del seguimiento efectuado durante cada día del mes Marzo 2003, se fueron elaborando proyecciones y se pudo visualizar la posibilidad de establecer un récord histórico de pedidos colocados en un mes. Este resultado toma mayor relevancia si se considera que fue alcanzado con menos personal que el récord anterior, que la crisis de divisas continuó durante todo el mes y muchos proveedores dependen de importaciones para suplirnos. Además, se realizó trabajo adicional, producto de la gran cantidad de modificaciones a los pedidos por anulación, reconsideraciones de precios, condiciones de entrega y de pago, entre otros.

NOTA: Debido a las complicaciones de esta empresa del estado, entre las medidas adoptadas faltó programar uno de los mas importantes: El premio. Sin embargo, en este caso, fue la satisfacción de alcanzar la meta en equipo la que ocupó ese lugar.

Conocimientos adquiridos en la materia Modelos para la Toma de Decisiones.

Sin lugar a dudas los conocimientos adquiridos brindaron nuevas y potentes herramientas que apoyarán o respaldarán las decisiones futuras no sólo en el ámbito laboral sino en el personal. También, se profundizaron los conocimientos empíricos a nivel supervisorio sobretodo en lo concerniente al Empowerment. Otro modelo profesional del cual no me apartaré mientras trabaje es del Data Warehouse. De manera improvisada he venido aplicando este modelo en mí área y ahora sé que tiene un nombre y que es una técnica de vanguardia en las grandes empresas del mundo. En conclusión, estoy muy satisfecho de haber cursado esta materia...

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