GESTIÓN DEL CAMBIO

ADQUISICIÓN DE BIENES Y MATERIALES EN 

CVG BAUXILUM - MINA

Profesor: Christian J. Fossa 

Estudiante: César E. Rodríguez

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

La División de Suministros de CVG BAUXILUM - Mina se encarga de realizar todas las actividades necesarias y legales para adquirir y resguardar los insumos industriales que garanticen la continuidad del proceso productivo de nuestra planta minera de bauxita. Además, se encarga de la contratación de las obras y servicios requeridos. Estas son las actividades propias de cualquier departamento de logística de un órgano público.

Esta división cuenta con la siguiente estructura departamental:

A continuación se resumen las actividades específicas que se ejecutan en nuestro departamento:

1. La unidad de Planificación y Control de Inventario emite las solicitudes de reposición de stock

2. Se reciben y registran las solicitudes de bienes, materiales, obras y servicios de las demás unidades organizativas de la empresa.

3. Se asignan las solicitudes a los analistas de adquisición, quienes tendrán la responsabilidad de tramitar la colocación de la orden de compra.

4. Los analistas de adquisición

   a.-	Solicitan ofertas a empresas especialistas del ramo
   b.-	Reciben y analizan las ofertas
   c.-	Colocan el pedido considerando parámetros como el costo, la calidad, la oportunidad, garantías, etc.
   d.-	Realizan el seguimiento al pago y a la entrega (o ejecución) del pedido

5. La unidad de Recepción del Almacén, compara las especificaciones técnicas del material con lo solicitado en la orden de compra y aprueba o rechaza la entrega (Bienes y Materiales).

6. El material aprobado se almacena en los espacios apropiados.

7. Se despacha el material solicitado a los usuarios internos correspondientes.

8. En todos los pasos anteriores se intercambia información con el usuario.

ORGANIGRAMA

TECNOLOGÍA

La División Suministros Mina registra sus transacciones administrativas con el sistema oficial de CVG BAUXILUM, SAP / R3. Para ello tiene computadores suficientes en todas sus dependencias. Algunos de estos computadores son obsoletos y están ubicados para el personal que menos lo requiere. En la medida de las necesidades se cuenta con computadores de vanguardia, conectados a Internet y a la Intranet de la empresa. Además, se disponen de las licencias Microsoft mas comercializadas y actualizadas.

Para asegurar la satisfacción final del usuario interno, se cuenta con un sistema de información interactivo que informa al usuario los avances de sus procesos de procura, por medio del correo electrónico. Este sistema de información consiste en una base de datos vinculada a documentos automatizados que toman la información de cada proceso y lo envía en forma de carta a los usuarios. Es un sistema desarrollado con nuestro personal.

En el almacén se cuenta con la infraestructura apropiada para el resguardo y el manejo de los materiales: Montacargas eléctricos y mecánicos, estantería adecuada, cuarto frío para los componentes electrónicos y químicos, área de proveeduría, etc.

El personal recibe adiestramiento constante en las áreas tecnológicas en las que se desenvuelve y es tomado en cuenta a la hora de suministrar ideas de mejora.

LA GENTE

El personal de nuestra división es profesional universitario en un 80% aproximadamente. Somos personas de diferentes partes de Venezuela porque esta mina está alejada 630 Km de Puerto Ordaz y las ciudades mas cercanas son Caicara y Puerto Ayacucho las cuales distan 175 Km a ambos lado de nuestro campamento. La escasa mano de obra especializada en la zona justifica los diferentes origenes del personal.

LOS PROCESOS

A continuación se utiliza un diagrama de proceso para explicar el proceso de procura de bienes y materiales de la División Suministros Mina:

IMPULSOS

La incorporación de profesionales universitarios en todas las unidades de la División Suministros Mina, ha impulsado las reformas en los procedimientos, en las políticas, los métodos y la imagen de la División. Sin embargo, queda mucho por hacer y las oportunidades de mejoras se detectan por todas partes. Una de ellas consiste en reducir los tiempos de demora del proceso de procura y reducir las distancia del traslado, en vista de que existen aproximadamente 10 KM entre la Unidad de Planificación y Control de Inventario y la Unidad de Adquisición de Bienes y Materiales, ya que la primera está en el almacén del área operativa y la segunda está en las oficinas administrativas del campamento.

Además, el personal tiene amplio conocimiento de las bondades de los sistemas y está desarrollando un sistema de información con Access y Visual Basic que integra al usuario en el proceso y lo invita a tomar decisiones en conjunto. Esta metodología asegura la satisfacción final del cliente pues participa en la compra.

FRENOS

La propuesta de integrar en una sola unidad las funciones de Planificación y Control de Inventario con la Unidad de Planificación y Control de Adquisiciones, ha creado una resistencia propia de cada cambio de paradigma. La situación se complica cuando el nivel profesional de los involucrados tiene notorias diferencias. Además, esta propuesta requiere de la adecuación de un espacio físico adicional en las oficinas administrativas, la inclusión de nuevos puntos de red y la redistribución de los puestos de trabajo. Se considera que la inversión es relativamente baja.

Por otro lado, la gran carga de trabajo del personal capacitado para el desarrollo del sistema de información, sumado a los viajes de todos los fines de semana para visitar a las familias, ha retrasado la culminación total de este proyecto.

INTIMIDADES

Las intimidades o complicaciones en las relaciones interpersonales producto de la frase "pueblo chiquito, infierno grande" no han repercutido en la manera profesional y ética de llevar el trabajo.

FACTORES EXTERNOS

Este punto si es de trascendental importancia en la División Suministros. La Mina de Bauxita de Los Pijiguaos, se encuentra ubicada en el Distrito Cedeño del Estado Bolívar a 630 Km de Puerto Ordaz, la cual es la ciudad comercial mas cercana que tenemos. Esta ubicación geográfica presenta algunas desventajas en costos de flete, tiempos de entrega, proveedores disponibles, contratistas especialistas, etc. Adicionalmente, la realización de trámites administrativos y personales amerita la ausencia mas prolongada y frecuente del personal.

Para los procesos de procura no se entregan las ofertas directamente a los proveedores y se recoge la firma de recibido, sino que se envía por fax y la única evidencia es la que deja el equipo. Análogamente, la recepción de las ofertas es vía fax y los procesos de aperturas de oferta se realizan generalmente sin la presencia de los proveedores.

A la hora de presentarse emergencias operativas o médicas, la distancia ha causado pérdidas irrecuperables... Tenemos una pista de aterrizaje que no tiene luces lo que complica los traslados aereos...

Desde otra óptica, la diferencia de clases sociales generadas entre los miembros del campamento y las comunidades aledañas, sumadas a la situación política que afecta al país en los últimos días, ha concluido con trancas de la carretera nacional que complican nuestras actividades cotidianas.

No mencionaremos en este trabajo la escasez de suministros industriales como combustible y lubricantes que se ha generado en la zona, producto del pasado paro nacional, por considerarse un caso coyuntural.

MOTOR DEL CAMBIO

Las principales estrategias para atacar las oportunidades de mejora presentadas en los puntos anteriores serán tres y se explican a continuación:

1.- La integración de las unidades de Planificación y Control de Inventario con la de Adquisición de Bienes y Materiales. En este caso, todos los analistas de las dos unidades tendrán la responsabilidad de controlar el inventario a través del SAP, emitir las solicitudes y colocar los pedidos. De esta manera, se agruparán los analistas por grupos de materiales y se eliminarán algunos tiempos y traslados como se muestra a continuación:

   Al comparar la situación actual con la propuesta se observan notorias reducciones en cada proceso y si consideramos que se tramitan un promedio de 100 solicitudes mensuales, los beneficios se multiplican.

2.- La culminación del Sistema de Información: Esta aplicación permitirá incrementar el grado de participación y seguimiento del usuario a cada uno de sus procesos. Los módulos que se están desarrollando facilitarán el seguimiento de los pedidos pendientes por pago y por entrega, permitirán la emisión de programas de desembolsos para cancelar los compromisos adquiridos en las órdenes de compra y en consecuencia, facilitará la toma de decisiones.

3.- El desarrollo de proveedores confiables para garantizar el suministro oportuno, económico y de calidad de los insumos industriales y médicos requeridos en nuestras instalaciones. Este proyecto se apoyará en convenios de pedidos abiertos con entregas parciales, para que el proveedor desarrolle la infraestructura adecuada para compensar la desventaja de nuestra ubicación geográfica.

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