ࡱ> 9 Cbjbj 2X?l@@@@@@@T $ $Tj  dTvxxxxxx$a b@ @@ @ @ vvrvT@@v  5Tv v0.vTT@@@@ Universidad Yacamb MAESTRIA DE LAS FINANZAS Y LOS NEGOCIOS Modelo Para la Toma de Decisiones USO DE DATOS PARA LA TOMA DE DECISIONES Elaborado por: Ing. Osmar Buitrago. Las bases de datos, hoy en da, ocupan un lugar determinante en cualquier rea del que hacer humano, comercial, y tecnolgico. No slo las personas que estn involucradas en el rea de Informtica, sino todas las personas administrativas, tcnicas y con mayor razn los profesionales de cualquier carrera, deben de tener los conocimientos necesarios para poder usar las bases de datos. Para poder usar las bases de datos debemos conocer una herramienta que nos permita, almacenar y consultar informacin estas herramientas son llamadas Sistemas Manejadores de Bases de Datos (DBMS). Existen infinidad de empresas y organizaciones donde es generalizado el uso de estos sistemas, de ah la importancia de conocerlos A continuacin mostramos un escenario de un caso prctico, para analizar el uso y la importancia de los sistemas manejadores de bases de datos. Hoy en da, la relacin con el cliente es una actividad primordial en cualquier compaa, sin importar su giro. Ninguna empresa existira si no tuviera clientes que atender, por ello, miles de empresas en el mundo dedican gran parte de su tiempo y esfuerzo a tratar de incrementar el nmero de retencin de clientes y su grado de satisfaccin. A principios de los 90 las organizaciones comenzaron a enfocarse mayormente en sus clientes, aunque no contaban con las herramientas necesarias para segmentarlos ni para determinar claramente sus preferencias y el grado de rentabilidad de cada uno de ellos, actualmente, las herramientas de administracin y atencin a clientes ya existen, estas herramientas, son modelos de administracin que permiten capturar y analizar sistemticamente la informacin proveniente de los clientes con la finalidad de captar las diferencias, por ms pequeas que sean, entre stos, esta informacin facilita la toma de decisiones en lo que respecta a la personalizacin de los productos y servicios para atraer, retener y profundizar las relaciones con los diferentes clientes, segn el nivel de rentabilidad de cada uno de ellos. La clave se encuentra en retener a los clientes ms rentables, sin miedo a dejar que se alejen aquellos que ofrecen una baja rentabilidad. Para satisfacer los requerimientos de la sistema se crean diseos de negocio en los cuales los clientes participan de manera directa en el modelado de la empresa, a travs de sus necesidades. La informacin generada por los consumidores permite construir relaciones rentables a largo plazo con los clientes a travs de las percepciones de las necesidades, comportamientos y poder adquisitivo de los clientes, esta informacin se encuentra en una base de datos que permite contar con una herramienta para el anlisis y planeacin de mercadotecnia, identificacin de prospectos, entrega de informacin y obtencin de clientes, la administracin de pedidos y los servicios de asistencia y soporte al cliente. Esta base de datos que contiene la informacin necesaria para implementar un modelo en una empresa, permite que todos los departamentos estn interconectados en una empresa, facilitando el acceso a la informacin sobre el cliente para todos aquellos que entran en contacto con l. Las bases de datos permiten que la informacin acerca de los clientes se encuentre disponible para todos los empleados en los diferentes puntos de contacto con el cliente. De esta forma, es posible crear una relacin con los clientes, permitiendo muchas veces, anticipar sus necesidades y mantener una coherencia estratgica en las ofertas de productos o servicios. La lealtad de los clientes es el factor fundamental para conseguir un crecimiento rentable y sostenido, teniendo en cuenta el potencial que tiene el que los clientes vuelvan a comprar. Dicho sistema beneficia a las empresas en las reas de retencin de clientes ayudando a los negocios a entender los cambios en hbitos de compra y entregarles los beneficios a la medida de sus necesidades. Conocer qu es lo que necesitan nuestros clientes, cundo y cmo lo necesitan, es la clave que permitir a las compaas ganar nuevos clientes y mantenerlos a travs del tiempo con ventas representativas. Al contar con esta informacin, las compaas pueden hacer mucho ms eficiente la operacin de su empresa al saber qu es lo que tienen que producir, en qu cantidad y cundo lo tienen que entregar. El administrador se asegurar de tener el producto disponible en el tiempo que el consumidor lo requiere. De esta manera, el sistema permite a las empresas orientarse cada vez ms al cliente y no al producto, logrando establecer relaciones permanentes y leales uno a uno. Sin embargo, para poder mantener una relacin estrecha con el cliente, las empresas necesitan contar con una base de datos. Muchas empresas carecen de los sistemas de informacin necesarios para darle un seguimiento adecuado a las demandas de los clientes. Las bases de datos le permiten a las empresas guardar informacin acerca de pasadas interacciones, lo cual sirve para anticipar sus necesidades y mantener una coherencia estratgica en las ofertas de servicios y productos. Las bases de datos representan "un activo intangible muy importante" para la empresa. A pesar de esto, cabe mencionar que la base de datos es slo una herramienta. Los administradores y los analistas de las empresas deben recuperar los datos de la base de datos para convertirlos en informacin, y esto dar forma a los cimientos para una base que permita una mejor toma de decisiones. Las bases de datos contienen las diferentes variantes, pronsticos, descubrimientos de relaciones, secuencias, reconocimiento de patrones, etctera, con la finalidad de convertirla en conocimiento, que ser utilizado para la correcta toma de decisiones para fomentar una relacin empresa-cliente, cliente-empresa. Con la ayuda de las bases de datos, se puede ver a un cliente a travs de todos los canales y entender cul es su situacin, tendencias e intereses, con el fin de tener a la mano toda la informacin que sea til en el momento oportuno. Este conocimiento permite a las empresas mantener una comunicacin y un contacto con el cliente mucho ms estrecho. Al contar con ms canales disponibles para comunicarse con sus clientes la empresa le facilita el camino al cliente para cualquier requerimiento que ste tenga (compras, quejas, informacin, etctera), lo cual siempre resultar en clientes ms leales. Adems, asegurar que podemos identificar a nuestros mejores clientes y darles un trato diferencial nos ayuda a desarrollar su lealtad. Si el cliente se siente bien atendido es menos probable que busque otro proveedor y actualmente la retencin de clientes es un factor importante en las utilidades de las empresas. La importancia de la retencin de clientes para las utilidades de la empresa, se sustenta con los estudios realizados que confirman que, es diez veces ms caro ganar un cliente nuevo, que mantener a aquellos que ya se tienen y si existen las herramientas para poder realizar todo esto debemos conocerlas y dominarlas. Como este escenario que muestra la aplicacin y los beneficios de las bases de datos, en la vida diaria se encuentran incontables aplicaciones practicas para estas herramientas. En cualquier mbito, el desarrollo de nuevas estrategias de gestin han permitido que usuarios autorizados de todos los niveles tomen mayores decisiones y asuman mayores responsabilidades. Sin embargo, sin informacin slida para influenciar y apoyar las decisiones, la autorizacin no tiene sentido. Esta necesidad de obtener informacin para una amplia variedad de individuos es la principal razn que conduce al concepto de almacenes de datos (DATAWAREHOUSE). El nfasis no est slo en llevar la informacin hacia lo alto sino a travs de la organizacin, para que todos los empleados que la necesiten la tengan a su disposicin. El almacn de datos convierte entonces los datos operacionales de una organizacin en una herramienta competitiva, por hacerlos disponibles a los empleados que lo necesiten para el anlisis y toma de decisiones.  HYPERLINK "http://www.sigef.gov.ec/consultas.html" \t "_blank"  INCLUDEPICTURE "C:\\Documents and Settings\\Owner\\My Documents\\modelo de toma de decisiones\\trabajo7inte_files\\iDataMart.jpg" \* MERGEFORMATINET  USO PRACTICO Un almacn de datos (en ingls, datawarehouse) convierte los datos operacionales que proceden de diferentes fuentes de una organizacin (en este caso: Sigef Institucional, Sigef Integrador, Sigef Tesoro, Sigef Global u otra fuente) en una herramienta competitiva, ya que los hace disponibles a los empleados que los necesiten para el anlisis y toma de decisiones (administradores, gerentes y ejecutivos). Adicionalmente, la informacin proveniente de fuentes externas como por ejemplo: La ejecucin presupuestaria de las instituciones estn disponibles en el datawarehouse. La persona que toma decisiones estudia la informacin desde diferentes puntos de vista para encontrar relaciones y tendencias que puedan afectar a su rea de actividad. La persona que toma decisiones puede ser un ejecutivo, un gerente, un analista econmico, un jefe de departamento el Ministro. La persona que toma decisiones analiza los datos de una manera creativa para obtener una visin ms clara el problema al que se enfrenta. EL PROCESO DE TRANSFORMACIN DE DATOS Los datos en las bases de datos operacionales deben ser cargados previamente en el Datawarehouse. Estos son filtrados, resumidos y consolidados para optimizar el proceso analtico. Se define un proceso para llevar a cabo esta transformacin. Los meta datos sirven para relacionar datos fuentes (operacionales) con los datos de destino (analticos). El software utiliza meta datos para generar procedimientos automticos para la transformacin de los datos, o sea, datos multidimensionales. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS El anlisis de datos en las empresas, ha sido desde inicio de stas, una prctica cotidiana, la llegada de herramientas tecnolgicas para el soporte a la toma de decisiones ha facilitado, esta tarea, a los niveles intermedios y estratgicos de la organizacin, as es como nace el concepto de Inteligencia de Negocios o BI por sus siglas en ingls (Business Inteligence) La tecnologa que apoya a Inteligencia de Negocios, se basa en los siguientes conceptos: Online Analytic Processing (OLAP) Datawarehousing Datamining. Estos, han contribuido a aumentar la necesidad de convertir los datos en informacin para tomar accin dentro de la empresa, por tanto, se concluye, que en cada empresa "inteligente" el anlisis de datos juega un rol central para que stas sean altamente competitivas. Entre las caractersticas principales de BI podemos citar: Soporta Reportes y consultas "ad-hoc" Se centra en la estructura de datos para la toma de decisiones Su diseo se basa en modelos multidimensionales (cubos, modelos estrella DWH) Analiza datos empricos y describe resultados de modelos de anlisis Utiliza tcnicas de sumarizacin y precalculo de indicadores El volumen y la frecuencia de actualizacin de informacin se adecua a las necesidades de cada empresa .EL PAPEL DE LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN (TI) Y EL CAMBIO TECNOLGICO. Las funciones de planificacin, diseo e implantacin del SI de la empresa, debe estar relacionado con los distintos sistemas que integran la infraestructura de la empresa, y debe ser coherente con la estrategia competitiva de la empresa, por ello est ser una tarea de la direccin, realizar estas funciones del SI. Debido a la evolucin constante de las TI, tendremos que aprender a escoger el mejor SI que se adapte a nuestras necesidades, pero deben ser las TI, las que se amolden al SI diseado por la empresa y no al contrario. Las TI son principalmente la informtica y afines, debido a su facilidad para adoptar soluciones, cuando se implanta el SI, almacn acceso de datos, proceso rpido y con pocos errores, comunicaciones automticas entre procesos ..., pero muchas veces la implantacin de un SI se realiza de forma deficiente por no entender los usuarios, las posibilidades de las TI, o por haber montado el SI alrededor de una TI previamente incorporada. Las TI hacen que se cambie la manera de realizar las operaciones, respecto a la que se venia haciendo en la empresa, ya que las TI llevan consigo una propia forma de actuar, por ello deberemos adaptar a los usuarios y la organizacin a las nuevas formas de ejecutar las operaciones, incluyendo estos mtodos cuando diseemos el SI. Adems es importante realizar un seguimiento de las TI y mantener una actitud crtica acerca de los cambios que se producen, para encontrar las que mejor se ajusten al SI de la empresa, por ello las TI deben llevarnos a reconsiderar la forma de actuar para que el SI funcione adecuadamente a lo largo del tiempo, intentando que las TI aporten mejores mtodos para realizar las tareas y obtener una mayor productividad de ellas, pues el desconocimiento de las TI nos puede llevar a una situacin improductiva, o forzarnos a realizar las tareas de forma peor, por no ajustarse a nuestro SI. Para evitar estos resultados, es necesario conocer las TI en trminos de lo que nos pueden aportar a nuestro SI, pero siempre dentro de la perspectiva del funcionamiento de la empresa. Si utilizamos las TI para redisear el SI, nos obligamos a replantearnos la forma de realizar ciertas actividades y las consecuencias que podemos obtener sern: la anticipacin puede ser un xito en la implantacin, mejorando el esfuerzo de la empresa, (realizando las aplicaciones de forma paulatina). Si no anticipamos la reaccin de los usuarios, el resultado ser imprevisible y conducir casi seguro al fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas tecnologas. EL SI COMO APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES. En cualquier organizacin existen distintos tipos de SI, desde el punto de vista de la estructura funcional, los SSI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal, produccin, mercadotecnia....) y cada una de estas funciones comprende actividades en los tres niveles, de transacciones, tomas de decisiones administrativas y estratgicas, aplicaciones para el soporte de oficina y departamentos y requerimientos nicos para decisiones concretas. Esta forma de SI para reas funcionales, es el modelo ms extendido de evolucin de los SI dentro de la empresa, frente a los SI globales que son menos flexibles, y ser el diseo de las relaciones y el trasvase de informacin de estos subsistemas de actividades, los que configuren el SI de la empresa. Para ello se debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y la organizacin de forma conjunta, buscando crear los SI ms tiles que se adapten a los existentes en ese momento dentro de la organizacin. Las necesidades de informacin, pueden ser agrupadas segn las reas de la empresa que requieran informacin y sus aplicaciones concretas. CONCLUSIN Se puede deducir claramente, despus de toda esta diversidad de informacin obtenida a traves de la gran plataforma de internet, que el uso de datos para la toma de decisiones es muy importante ya que se puede implementar en cualquier rea del hacer humano, la misma contribuye a la toma de decisiones mas acertadas debidos a la gran ayuda que ofrece una buena base de datos. 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