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UNIVERSIDAD YACAMBÚ
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Con el propósito de que la organización obtenga
de sus inversiones para la creación de un departamento de computación y la
consecuente en informática
(hardware y software), los aumentos de productividad esperados es menester un "alineamiento"
entre la tecnología y el negocio. Y para lograrlo se hace necesaria una
exhaustiva revisión de todas las variables que de una u otra forma inciden en
la concreción de las expectativas forjadas por la gerencia y por todos
aquellos que eventualmente se convertirán en los beneficiarios de la
implementación de la propuesta. Una planificación estratégica involucra la
revisión de la situación actual, inventariando todos los recursos tanto
materiales como humanos, estableciendo sus niveles de aceptación en función
del rendimiento que se espera de ellos, (capacidad operativa) a fin de
aprovechar lo que ya se posee y mejorar lo que sea susceptible a mejora
(actualización-software, repotenciación-hardware,
entrenamiento-recurso humano). Se levanta toda la información asociada a la problemática
que se pretende solucionar con la creación del nuevo departamento, y se
identifican todas aquellas oportunidades que puedan ser aprovechadas, para
esto se hace necesaria la revisión de la realidad de la empresa, tanto interna
como externamente, para establecer las debilidades, oportunidades, fortalezas
y amenazas, con todo esto ya se pueden disponer diagnósticos iniciales y
fijar criterios de orden estratégico y económico para decidir la
compra y/o construcción de sistemas, ajustados a la realidad organizacional. Aún cuando el enunciado del trabajo solicita sólo la planificación
estratégica para la creación del Departamento de computación, nos ha parecido
conveniente presentar una propuesta estructural para la creación del
departamento, por ser esta una propuesta genérica, se puede decir que la
adquisición del equipos y programas deberá estar en función del negocio, los
recursos con los que ya cuente la organización y la factibilidad económica de
la cual se disponga. Pero
en lo referente al departamento como tal, su propósito y estructura puede
corresponderse con el modelo aquí presentado
sin importar el área donde esté establecida la empresa. |
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DESCRIPCIÓN DE LAS ETAPAS DE |
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En el Plan Estratégico desarrollado para la creación del Departamento
de Computación se diferencian cinco grandes etapas: Análisis de la Situación Actual, Diagnóstico Preliminar, Diagnóstico
Consensuado, Formulación del
Plan y por último, Implementación. 1ª Etapa – Análisis de la situación
actual En esta etapa, se parte del
supuesto de que planificar implica contar con información para maximizar la
participación en términos de propuestas y diseño. Incluye la recopilación,
sistematización, tratamiento y análisis de la información disponible. Se realiza revisión de la
documentación existente referida a los procesos y sus actividades,
levantamiento global de información sobre los canales de comunicación
(informales e informales) implementados en la organización, inventario de
hardware y software con el que se cuenta para el momento del inicio del
proyecto, así como todos aquellos elementos que conforman la plataforma
tecnológica de arranque. Todo esto apoyado en técnicas e instrumentos de
recolección de datos, a saber: Revisión documental, observación directa,
entrevistas (estructuradas y no estructuradas), encuestas; empleando las
herramientas elaboradas previamente para poder controlar el nivel de detalle
de la recopilación de datos relevantes. Con toda esta información se
genera el análisis de la situación actual y se establecen los requerimientos
que debe satisfacerse para una exitosa implementación de un Departamento de
computación. Lográndose adicionalmente visualizar la necesidad de
sistematización y procesamiento de la información existente, Identificar el nivel para la
puesta a punto del hardware y el software presente y la capacitación de los
recursos humanos necesarios, para la exitosa implementación de la propuesta. Toda esta
información es tratada y tabulada con el propósito de presentar un esbozo
de la realidad. En él se analizan
todos los factores que intervienen y condicionan la calidad informática de la
empresa y las oportunidades que pueden ser aprovechadas. Todo esto es
necesario dado que para la elaboración de propuestas viables y su traducción
en acciones concretas, es necesario tener un conocimiento preciso. 2ª Etapa - Elaboración del
Diagnóstico Preliminar Fundamentados en la información
recolectada se establece un diagnostico preliminar y se trabaja en la
difusión del plan estratégico. Partiendo de la idea de que la creación de un
departamento computación es un proceso
complejo y dinámico que permite prever los problemas del futuro y las
oportunidades de progreso de la organización, a partir de un conocimiento
preciso de la realidad, del contexto socioeconómico, de las dificultades a
superar y las ventajas a ampliar, se comienza a trabajar en la
elaboración del Diagnóstico Preliminar, construcción de información primaria,
sistematización de información dispersa, y datos que contribuyen a ampliar el
conocimiento de la realidad de la empresa. Para estructurar mejor el proceso de indagatorio que está
inmerso dentro de esta fase se aplica la matriz DOFA,
que es un método que permite analizar tanto el entorno como la organización
y sus interacciones, es decir, permite trabajar con toda la información que
se puede conseguir, ésta es filtrada y
clasifica, aplicando el sentido común se construye un matriz con dos
dimensiones (ver cuadro 1). Cuadro 1 Modelo Matriz DOFA
3ª Etapa - Elaboración del Diagnóstico
Consensuado Luego de una primera aproximación,
contando con datos sometidos a tratamiento estadístico e inferencial,
es necesario completar el Diagnóstico con las opiniones y vivencias de los
trabajadores que interactuarán de manera directa e indirecta con el
Departamento de computación, actores fundamentales para la identificación de
los problemas y sus causas, y elaborar la propuesta a partir de la propia
lógica de acción de éstos. En esta etapa es necesario indagar las
expectativas tanto de los empleados como también de la gerencia, todos ellos
usuarios finales y principales beneficiarios, de consolidarse la propuesta.
Para canalizar la vitalidad participativa es responsabilidad de los
coordinadores del proyecto alentar la discusión acerca de objetivos y
prioridades sobre la base de lo que puede ser. El Equipo Técnicos
tendrá una actitud responsable que contribuya a la construcción objetivos
alcanzables y, para ello, el conocimiento de las potencialidades propias y
las características del contexto son patrones ineludibles. Esta etapa constituye
el período de más intensa participación de los miembros de la organización.
En un primer momento se hace una puesta en escena de la situación que hace
necesaria la creación del departamento de computación, se definen las
prioridades sentidas por los involucrados. A medida que transcurre el
proceso, se llega a los primeros acuerdos del Plan en cuanto al diagnóstico,
los lineamientos estratégicos y las acciones de mediano y corto plazo. 4ª Etapa - Formulación del Plan De
acuerdo con los consultor de Improven “En un
plan estratégico se hace un análisis global y se definen las posibilidades
de la empresa tanto en el mercado como en los recursos internos de la
empresa (humanos, económicos, etc.).” Esto se puede lograr a través de las
siguientes acciones: §
elaborar la inferencia
de los resultados de la matriz DOFA §
definir el modelo de
desarrollo §
determinar los ejes
estratégicos §
establecer los objetivos
específicos §
diseñar programas y
acciones Los resultados obtenidos en la
ejecución de las etapas anteriores servirán de insumo para el desarrollo de
la presente fase. El resultado debe
garantizar el "alineamiento" entre la
tecnología y el negocio. Una vez diseñado el Plan Estratégico,
se presenta a 5ª
Etapa- Implementación del Plan En esta etapa se pondrá en marcha la propuesta desarrollada,
orientándola al apoyo de los procesos medulares del negocio. Teniendo clara
la noción del VALOR que el departamento a ser creado agregará al
negocio, no tomando decisiones en función de variables exclusivamente
técnicas, sino en función de los resultados de la planificación estratégica
desarrollada. La creación del departamento de computación apoyado en la
aplicación de una planificación estratégica, debe responder a los
requerimientos actuales de sus eventuales usuarios, con una proyección a
mantenerse operativo en el tiempo, adecuándose rápida y fácilmente a los cambios que las dinámicas
actuales imponen. |
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Después de analizar la situación de la empresa y
basados en la creciente oferta y demanda de soluciones en el área, se debe
inicialmente determinar los requerimientos de la empresa en lo que respecta
al departamento de computación. Se requiere primeramente establecer los
parámetros por los cuales se regirá el funcionamiento del Departamento, sus
objetivos y dependencias y procedimientos internos, “alineado” con la visión
y misión del negocio. Una vez determinados tales requerimientos es
preciso realizar el estudio comparativo de las soluciones tecnológicas,
ventajas y desventajas que permitirán evaluar las posibilidades, flexibilidad
y compatibilidad con los procedimientos, y normativas de la empresa. La Propuesta se presentará de manera que se
cumpla con todos estatutos legales y organizacionales de la empresa. Para
ello presentaremos lógicamente las fases de creación del Departamento y
propuesta de funcionamiento del mismo. Propuestas Fase I. Objetivos del Departamento de Computación de la Empresa “XXXX”. Todo Departamento perteneciente a una estructura
organizacional debe estar alineado con los intereses generales de la misma.
Por tal motivo el Objetivo General de este Departamento es el “Contribuir al
desarrollo tecnológico de la empresa, integrando esfuerzos para obtener,
difundir y evaluar la mejor utilización de la tecnología de manera
persistente y sistemática, logrando a su vez un mejor desarrollo y
aprovechamiento de los recursos humanos y tecnológicos, con miras a
fortalecer los proyectos de nuestra institución para incorporarlos a los
planes que en el área tecnológica se tenga a bien emprender”. Este Objetivo va consecuentado
a lo que respecta a la misión y perspectivas de desarrollo, adaptándose a los
lineamientos necesarios para cualquier organización. La perspectiva general del Departamento se
orienta a prestar un servicio actualizado, eficiente y profesional de
desarrollo y mantenimiento de la infraestructura tecnológica de la empresa, a
través de servicios de comunicaciones, adquisición y mantenimiento de equipos
y software, entrenamiento y preparación de proyectos y productos informáticos
para la organización, manteniendo relaciones cordiales, constantes,
personalizadas y de aprendizaje con los usuarios, siendo receptivos a las
opiniones de los mismos, buscando establecer convenios con los proveedores y
capacitando continuamente al personal, ofreciendo oportunidades de
desarrollo, un espacio físico adecuado y un ambiente de trabajo cordial. Fase II. Funciones del Departamento de Computación de Diseñar, instalar y mantener la
infraestructura tecnológica de la Empresa. Generar, promover y mantener
proyectos sobre tecnología en la Empresa. Crear cultura en el uso
de la tecnología, promoviendo procesos de Operativos y Administrativos de
alta Calidad. Apoyar a los usuarios en el proceso
de utilización de la tecnología. Monitorear las necesidades de Fase III. Estructura Organizativa del Departamento. Toda empresa que tenga la visión de crecimiento y
competitividad debe organizarse de tal manera que pueda soportar un
crecimiento apresurado y cambios
tecnológicos que se promueva y genera la globalización. Por tal motivo, se
propone una estructura organizativa de avanzada y que soporte tales cambios,
y en concordancia con la visión y
misión que de cualquier organización joven y quieres competir en el mercado
en el cual se desenvuelve.
Administrador de Base de
Datos. Coordinar y asegurar el funcionamiento de Coordinación de
Adiestramiento. Promover, Gestionar y Coordinar todas las
actividades referentes al adiestramiento de los usuarios que forman parte la
empresa con respecto al uso adecuado de nuevas tecnologías y sistemas
existentes. Coordinador de Sistemas. Coordinar e integrar todos los procesos conducentes al diseño,
desarrollo, implantación y mantenimiento de sistemas de información de la
empresa, teniendo como norte la ejecución de proyectos en el área de sistemas
de información, siguiendo una metodología, aplicando técnicas y utilizando
herramientas adecuadas para su desarrollo. Coordinador de Soporte y
Servicios. Coordinar e integrar todos los procesos
conducentes al control del Hardware y Software de Coordinador de Redes. Administrar
la infraestructura de la red de datos de la empresa y sus conexiones a
proveedores externos, incluyendo tanto la planta física y medios de
comunicación, como los servidores de correo y Web. Fase IV. Enfoque Gerencial Propuesto. Las empresas están comenzando a darse cuenta de
la importancia de "saber qué es lo que saben" y de hacer el mejor
uso de este conocimiento. El conocimiento está siendo reconocido como el más
importante activo de la empresa, como el "único recurso económico
significativo" y por lo tanto se están haciendo esfuerzos por definir
cómo adquirirlo, representarlo, retenerlo y administrarlo. Dentro del objeto
de la administración y gerencia del conocimiento está lo que la empresa sabe
sobre sus productos, procesos, mercados, clientes, empleados, etc., y sobre
el cómo combinar estos elementos para hacer a una empresa competitiva. En este
aspecto, esta disciplina parece replicar al objetivo de ¿Qué conceptos de la gerencia del
conocimientos son útiles para lograr la selección, adquisición,
transferencia, asimilación y generación de tecnología? ¿Cómo pueden dichos
conceptos ser aplicados en el contexto de las empresas que se enfrentan a las
presiones de la globalización y la competitividad?. Algunos métodos y herramientas enfocadas a la
ingeniería del conocimiento permiten, desde hace algún tiempo, resolver el
problema del uso del conocimiento de la empresa. Estos métodos proporcionan
procedimientos estrictos de diseño y construcción de aplicaciones basadas en
conocimiento. También existen herramientas que ayudan en la captura, modelamiento, validación, verificación y mantenimiento
del conocimiento para desarrollar dichas aplicaciones. Sin embargo, estas
herramientas no dan apoyo al proceso de gerenciamiento
del conocimiento corporativo. Basados
pues en esta concepción, se pretende realizar la propuesta de Hardware y
Software. |
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Descritas cada una de las fases
que se integran para la realización de una planificación estratégica
orientada a la creación de un departamento de computación, es menester hacer
mención de que hoy en día las organizaciones han ido integrando todos sus
procesos, esfuerzos y lineamientos en función del logro de los objetivos
establecido, que orientan y dan sentido al ser y quehacer de la empresa. La dinámica moderna de los negocios
establece una interacción estrecha entre todos los actores que conforman las
estructuras organizacionales, motivo
por el cual estas deben estar bien integradas y responder adecuadamente a las
exigencias del medio externo, por esto es necesario que al pretender la incorporación
de nuevos elementos dentro de éstas, se realice un exhaustivo estudio de
todos los actores que le afectarán y que se verán afectados por éste. Las inversiones en informática
(hardware y software) deben responder no sólo a “actualizaciones de los
sistemas a las nuevas tecnologías”, a imitar a la competencia o a supuestos
aumentos de productividad no especificados, sino que deben criterios de orden
estratégicos y económicos asegurando el acoplamiento de la tecnología y el
negocio |
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Aquí encontrará información referida a las bases de dados,
conocimiento que es importante poseer, dado que éstas proporcionan la
infraestructura requerida para los sistemas de apoyo a la toma de decisiones
y para los sistemas de información estratégicos. También ofrece un pequeño
resumen de manejadores o lenguajes de bases de datos http://www.monografias.com/trabajos14/basededatos/basededatos.shtml#def “Para
Agregar Valor hay que tener Valor”, con esta frase termina este artículo para
puntualizar como en http://www.competir.com/es/profesionales/capacitacion/articulos.asp?tipoCont=6&id=57896 ¿Qué es la
planificación estratégica?, en esta publicación podrá encontrar referencias
generales para el desarrollo de una planificación estrategica http://www.eseune.edu/PROTEGIDO/Planificacion_Estrategica.htm |
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